Por un uso correcto de GMail (2)

Las etiquetas de GMail son de gran ayuda a la hora de clasificar nuestro correo. Lo normal es crear una serie de etiquetas para cada tema que nos interese y asociar correos a dichas etiquetas posteriormente.

Tenemos que tener en cuenta los siguientes aspectos para un mejor uso del mecanismo de las etiquetas:

• Una etiqueta no es una carpeta. Simplemente es eso, una etiqueta… es información descriptiva adicional que adherimos a un correo. Por ejemplo, podemos tener una etiqueta llamada Trabajo que asignamos a todos los correos que tengan relación con el trabajo.
• Como consecuencia del punto anterior, un correo no tiene por qué estar asociado única y exclusivamente a una etiqueta. Podemos asociar las etiquetas que deseemos a un correo. Un ejemplo podría ser una etiqueta llamada Ocio para los correos que no son de trabajo. Si un compañero del trabajo nos manda información de la cena de navidad, tal vez querramos asociar dicho correo a las etiquetas Trabajo y Ocio. Es un mecanismo más flexible y potente que el de organización por carpetas.
• Cuando borremos una etiqueta de un correo, dicho correo no se borra del sistema, simplemente ya no aparece clasificado junto al resto de correos que tenían esta etiqueta.
• Los correos que están en la bandeja de entrada tienen asignada la etiqueta Recibidos.
• Cuando borramos un correo, se le asigna la etiqueta Papelera y si estaba en la bandeja de entrada, también se borra la etiqueta de Recibidos. Lo mismo pasa con los correos spam, tienen asociada la etiqueta Spam.
• Cuando archivamos un correo, simplemente se le quita la etiqueta Recibidos y mantiene todas las demás, con lo que desaparece de la bandeja de entrada pero permanece en el sistema bien clasificado con todos los correos.

Ultimamente, Gmail ha añadido una funcionalidad que simplifica el uso de etiquetas para los usuarios no avanzados: Ahora se puede arrastrar y soltar un correo a una etiqueta. El resultado es que el correo desaparece de la bandeja de entrada y queda asociado a la etiqueta en la que lo hayamos soltado. Esto es útil para los mensajes a los que sólo vayamos a clasificar con una etiqueta única en lugar de varias, que suele ser el caso más habitual.

La herramienta de etiquetado incrementa su potencia al añadir filtros automáticos, ya que el trabajo queda muy simplificado. Pero esto es un tema para otro artículo.

Por un uso correcto de GMail (1)

He observado que no todo el mundo usa GMail aprovechando todas las capacidades que nos ofrece. No estoy hablando de un uso avanzado, como creación de filtros con asignación automática de acciones. Me refiero a cosas como tener todo el correo en la Bandeja de entrada. Voy a comenzar una serie de anotaciones sobre dicho tema, unas más básicas y otras más avanzadas, con el objeto de que a algún lector le sean de provecho los consejos que voy a aportar.

La bandeja de entrada:

La bandeja de entrada es una metáfora de un instrumento real muy presente en las oficinas donde se trabaja con papeleo desde hace mucho tiempo. Se trata de un lugar donde se deposita la correspondencia nueva que ha de ser tratada. Las cartas que llegan a la bandeja de entrada se abren, se leen y se tratan en consecuencia con la acción que necesita para ser procesada: Se responde a dicha carta, se realiza alguna anotación de información de la misma, etc. y cuando ya se ha hecho esa labor, o se archiva la carta o se tira a la papelera. Con GMail hay que hacer lo mismo. La bandeja de entrada es un lugar temporal, los mensajes que allí tenemos, hay que procesarlos y hacerlos desaparecer de ahí:

• Si consideramos que el correo merece la pena ser conservado, entonces lo archivamos pulsando el botón al efecto (Archivar). GMail cuenta con una poderosa herramienta de búsqueda para poder localizar el correo en cuestión posteriormente según varios criterios, pero por lo general, una búsqueda de texto con alguna de las palabras que aparecían es suficiente.
• Si consideramos que el correo ha sido tratado y no tiene información que pueda ser de provecho más adelante, podemos libremente borrarlo con el botón Borrar.

Con este consejo tan sencillo espero que las bandejas de entrada de vuestro correo aparezcan un poco menos congestionadas, quitándonos de encima la sensación de que se nos acumula el correo. Creedme, una bandeja de correo vacía ayuda a ver las cosas de otra manera.